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Gérer des employés travaillant à distance ou selon un horaire flexible

Publié par : LifeWorks,

De nombreuses entreprises offrent des modalités de travail flexibles, notamment des heures flexibles, la semaine de travail comprimée, le partage de postes, le travail à temps partiel et le télétravail. Des études ont montré que, si elles sont bien gérées, les modalités de travail flexibles favorisent une meilleure productivité et une plus grande efficacité, en plus de permettre d’améliorer le recrutement, la fidélisation et le moral des employés.

Le défi de la gestion des modalités de travail flexibles

Si le travail flexible ou le télétravail ne sont pas des modes de fonctionnement habituels, de nombreuses questions peuvent se poser en ce qui a trait à la gestion d’employés travaillant selon un horaire flexible :

  • Comment savoir si les employés sont réellement au travail lorsqu’ils ne sont pas sur place?
  • Les employés travaillant selon un horaire flexible doivent-ils être évalués de la même façon que les autres employés?
  • Qu’arrive-t-il si le nombre d’employés qui veulent bénéficier d’une plus grande flexibilité est supérieur au nombre de personnes pouvant être accommodées?
  • Qu’arrive-t-il si les employés sur place sont réticents à l’idée de prendre en charge certains aspects à la place d’employés travaillant de la maison ou encore d’offrir un certain soutien à ces derniers?

Pour qu’une telle situation fonctionne, la gestion de ces défis – et de plusieurs autres – nécessite une communication constante et une planification minutieuse. Il est important que tous les membres de l’équipe comprennent les modalités dans le détail, tant en ce qui a trait aux heures de travail qu’à l’évaluation des objectifs et à l’utilisation efficace de la technologie.

Commencer par établir un plan

Établissez un plan avec l’employé. Assurez-vous que le plan a été approuvé par la direction et créez un document écrit que vous pourrez consulter et modifier au besoin. Consultez le service des Ressources humaines (RH) tôt dans le processus au sujet des politiques et procédures déjà établies relativement à la création et à la gestion de tels plans.

Bien que chaque plan soit différent, un plan fonctionnel entre vous et un employé doit comprendre les éléments suivants :

Une période d’essai pour permettre à chacune des parties d’évaluer les avantages du plan. Si les résultats sont concluants, prévoyez de réévaluer le plan de façon périodique. Prévoyez une disposition stipulant clairement qu’il peut être mis fin au plan s’il n’est pas satisfaisant pour l’une ou l’autre des parties.

Heures et jours de travail de l’employé. Que l’employé travaille sur place ou à distance, vous-même ainsi que ses collègues devez savoir quand il est au travail et disponible. Dans le cas des employés qui sont autorisés à faire des heures supplémentaires, il vous faudra un système de suivi pour veiller à ce que ces heures leur soient payées, conformément à la loi. Parlez de cet aspect avec le service des RH le plus tôt possible.

Partage des responsabilités. Si deux employés partagent un poste, énoncez les responsabilités de chacun, y compris les façons dont ils communiqueront l’un avec l’autre ainsi qu’avec leurs collègues et avec vous. Les employés qui travaillent selon un horaire flexible ou dont la semaine de travail est comprimée (c’est-à-dire qui font des journées de travail plus longues pour avoir droit à une journée ou une demi-journée de congé) doivent prévoir comment ils géreront les appels et les questions durant leur absence du bureau.

Traitement des situations ponctuelles. L’employé participera-t-il aux réunions tenues les jours où il n’est pas au bureau? Quelle sera sa contribution durant les périodes de pointe ou de production accrue?

Télétravail

Voici quelques lignes directrices relativement à la gestion des employés en télétravail :

Assurez-vous que le lieu de télétravail de l’employé est approprié à la nature de son travail. La plupart du temps, cela signifie qu’un endroit de la maison doit être réservé au travail de l’employé. Pour être productifs, les télétravailleurs doivent disposer d’un espace tranquille et non encombré où ils sont à l’abri des demandes, des distractions et des interruptions de la vie à la maison.

Examinez les modalités de télétravail avec le service des RH ou avec un conseiller juridique pour clarifier les questions de sécurité et de responsabilité.

Dans la plupart des cas, l’employeur fournit aux télétravailleurs le même type d’outils technologiques que ceux dont disposent les employés sur place, y compris un ordinateur, une boîte vocale, un téléphone, etc. La technologie facilite grandement le travail à distance. Il revient au télétravailleur d’utiliser efficacement tous ces outils pour travailler avec ses collègues et les clients.

Partage de poste

Le partage d’un poste entre deux employés peut être avantageux pour les employés comme pour l’employeur, qui bénéficie des idées et de l’énergie de deux personnes moyennant un seul salaire. Les employés qui partagent un poste peuvent également se remplacer l’un l’autre si l’un d’eux est malade ou doit s’absenter du travail.

Rédigez une entente de partage de poste. Décrivez clairement les responsabilités de chacun pour assurer une communication limpide entre les deux personnes qui partagent le poste ainsi qu’avec les autres employés et le gestionnaire. Assurez-vous de préciser dans l’entente écrite si les personnes partageant le poste doivent se remplacer l’une l’autre, particulièrement en cas d’absence prolongée, comme un arrêt de travail pour des raisons médicales.

Encouragez la collaboration. Le partage de poste nécessite une grande collaboration entre les deux employés. Les employés partageant un poste peuvent s’inquiéter à l’idée que l’autre employé puisse faire un meilleur travail ou, à l’inverse, qu’il ne s’acquitte pas pleinement de sa moitié du travail. Évitez de créer un contexte propice à la rivalité et favorisez la collaboration. Bien entendu, si l’un des employés ne donne pas le rendement escompté, il faudra aborder cette question en privé avec lui, de façon confidentielle.

Évaluation du rendement

Établissez des objectifs mesurables. Bien que vous ne soyez pas à proximité de vos employés en télétravail ou qui suivent un horaire flexible, l’évaluation de la productivité ne consiste pas à évaluer la rapidité avec laquelle les télétravailleurs répondent aux courriels et aux textos ou retournent les appels. L’établissement d’objectifs clairs et l’évaluation de la productivité sont tout aussi essentiels pour les employés travaillant selon un horaire flexible et les télétravailleurs que pour les employés travaillant de façon traditionnelle. Veillez à établir des objectifs clairs et mesurables qui sont alignés sur les objectifs de l’entreprise.

Restez en contact. La communication est la clé du télétravail. Tenez régulièrement des réunions de suivi individuelles avec chaque employé ainsi que des réunions d’équipe au moyen de logiciels tels que Zoom et GoToMeeting.

Favoriser la flexibilité

Si vous faites une planification minutieuse et communiquez vos attentes clairement, les modalités de travail flexibles devraient bien fonctionner. Toutefois, comme tout changement, les nouvelles modalités nécessiteront d’être entretenues, et des obstacles sont également à prévoir.

Prévoyez une période de transition. Durant la période de transition, vous pourriez constater une baisse de productivité, mais cette dernière devrait être de courte durée. Les employés pourraient avoir besoin de soutien additionnel au moment de commencer à travailler selon une nouvelle méthode.

Respectez l’horaire. Si d’ordinaire vous n’appelez pas un employé chez lui à 6 h du matin, appliquez la même règle au télétravailleur. Les télétravailleurs ne devraient pas être sur appel simplement parce qu’ils ont le « privilège » de travailler de la maison. Si les contacts tôt le matin, en soirée ou la fin de semaine font partie du travail, il faut le préciser dans le plan initial.

Informez les autres. Si les horaires flexibles sont une nouveauté dans votre service, il pourrait être judicieux d’entretenir l’équipe des avantages d’une telle méthode. Faites savoir à vos employés que votre entreprise ou votre service est en faveur du travail flexible dans certaines circonstances. Vous pouvez également expliquer que des études sur le travail flexible ont montré des effets positifs sur la productivité, le recrutement, la fidélisation, l’assiduité et la participation des employés. Préparez-vous à répondre aux demandes, aux questions et aux préoccupations au sujet de la possibilité que les employés sur place doivent accomplir plus de travail.

Rencontrez l’employé régulièrement. Des rencontres périodiques aident à éviter les problèmes.

Maintenez un lien personnel avec l’employé. Une carte de souhaits électronique ou d’autres gestes simples peuvent contribuer à maintenir un lien positif avec l’employé.

Réglez les problèmes sans tarder. Tout comme vous le feriez avec tout autre employé, si vous soupçonnez un problème (non-respect des échéances, rapports incomplets ou plaintes de clients ou de collègues), examinez la situation avec l’employé. Il peut arriver qu’un employé hésite à faire part d’un problème par crainte de perdre la possibilité de travailler de façon flexible. Toutefois, si vous encouragez les employés à vous faire part de tout problème dès le départ, vous pourriez être en mesure de remédier à la situation avant qu’un problème devienne important.

Reconnaissez que, parfois, les modalités de travail flexibles ne conviennent pas. Si cela se produit, il pourrait être pertinent pour l’employé et vous – et, s’il y a lieu, un représentant du service des RH – de vous rencontrer pour discuter objectivement de la situation et de décider de revenir aux modalités de travail initiales ou de trouver une autre solution. Les modalités de travail flexibles dépendent de nombreux facteurs, y compris de la capacité de travailler seul, de la nature du travail, de l’engagement de l’employé et de l’habileté à bien communiquer.

Lorsque les choses sont en place et bien gérées, les modalités de travail flexibles sont habituellement bénéfiques non seulement pour l’employé, mais également pour l’équipe et pour l’employeur.

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